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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Prozessoptimierung

Facility Management: Fluidmanagement » Strategie » Prozessoptimierung

Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit im Umgang mit Kühlschmierstoffen und Prozessfluiden systematisch verbessern

Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit im Umgang mit Kühlschmierstoffen und Prozessfluiden systematisch verbessern

Das Fluidmanagement – insbesondere der Umgang mit Kühlschmierstoffen (KSS), Schmierölen, Hydraulik- und Reinigungsmedien – ist ein zentraler Bestandteil industrieller Produktionsprozesse. In vielen Betrieben erfolgt dieser Bereich jedoch noch manuell, intransparent oder dezentral, was zu hohem Aufwand, Risiken, Kosten und Umweltbelastungen führt.Die systematische Prozessoptimierung im Fluidmanagement hat zum Ziel, die Abläufe rund um Lagerung, Versorgung, Nutzung, Pflege und Entsorgung von Fluiden sicherer, effizienter und digital steuerbar zu gestalten – unter Berücksichtigung von BetrSichV, AwSV, TRGS, ESG-Kriterien und Wirtschaftlichkeit.

Die Prozessoptimierung im Fluidmanagement ist ein entscheidender Hebel für Sicherheit, Umweltkonformität und Effizienz – besonders in anspruchsvollen industriellen Umgebungen. Nur durch strukturierte Abläufe, klare Zuständigkeiten, digitale Tools und regelmäßige Auswertung lassen sich Kühl- und Schmierstoffe wirtschaftlich, nachhaltig und betriebssicher handhaben. Das Facility Management nimmt dabei die Rolle eines Systemintegrators, Betreiberverantwortlichen und Steuerers ein – im engen Schulterschluss mit Produktion, Sicherheit und IT.

Zielsetzung der Prozessoptimierung

  • Standardisierung und Digitalisierung aller fluidbezogenen Arbeitsabläufe

  • Reduktion von Stillständen, Leckagen, Medienverlusten und Prüfaufwand

  • Verbesserung von Sicherheits-, Umwelt- und Wartungsstandards

  • Integration in digitale Systeme (z. B. CAFM, Sensorik, Gefahrstoffmanagement)

  • Erhöhung der Transparenz, Rückverfolgbarkeit und Reportingfähigkeit

Typische Schwachstellen im Ist-Zustand

Bereich

Typische Probleme

Mediennachfüllung

unkontrolliert, ohne Dokumentation, abhängig vom Personal

Leckagekontrolle

keine planmäßigen Prüfungen oder Rückmeldung

Konzentrationsprüfung (z. B. KSS)

sporadisch oder visuell, keine Trendanalyse

Entsorgung / Rückführung

uneinheitlich, nicht AwSV-konform, keine Kennzahlen

Dokumentation

Papierformulare oder keine einheitliche Nachweisführung

Zuständigkeiten

Unklar verteilt zwischen Produktion, FM, Sicherheit

Technische und organisatorische Maßnahmen

Prozessschritt

Optimierung

Lagerung & Entnahme

sichere Lagerplätze, digitale Füllstandüberwachung, Zugriffskontrolle

Dosierung & Mischung

automatische Mischanlagen mit Sensorik und Rezeptvorgabe

Versorgung & Nachfüllung

Rohrleitungssysteme mit Pumpe, definierte Intervalle, zentrale Steuerung

Überwachung & Pflege

regelmäßige Wartung von Filtern, Skimmern, Trennsystemen

Entsorgung & Recycling

Rücklaufleitungen, Späne-/Ölabscheider, Fremdfirmenkoordination

Digitalisierung & Systemintegration

System

Rolle in der Prozessoptimierung

Sensorik / IoT-Plattformen

Konzentration, Füllstand, Temperatur, Leckage-Erkennung in Echtzeit

CAFM-System

Wartungsplanung, Prüfzyklen, Schnittstelle zu FM-Prozessen

Gefahrstoffmanagementsystem

Stoffdatenblätter, Sicherheitszonen, Lagermengen

DMS / Dokumentation

Prüfberichte, Unterweisungen, Protokolle, Nachweise

ESG-Reportingtool

Fluidverbrauch, Recyclingquote, Umweltkennzahlen

App / Mobilgeräte

Vor-Ort-Rückmeldung, Checklisten, Bildnachweise, Barcode-Scan

Rollen und Verantwortlichkeiten neu strukturieren

Rolle

Optimierte Aufgabe im Fluidmanagement

Fluidmanager:in / Koordinator:in

Gesamtverantwortung für Ablauf, Qualität, Sicherheit

FM / Haustechnik

Infrastrukturpflege, Wartung, Prüfprotokolle

Produktionspersonal

Nutzung nach Vorgabe, digitale Rückmeldung

Arbeitsschutz / Umwelt

Kontrolle, Schulung, Begehungen, Gefahrstoffrecht

Externe Dienstleister

klare Beauftragung, Rückmeldepflicht, Check-in-Prozesse

Kennzahlen für Steuerung & Reporting (KPIs)

Kennzahl

Bedeutung

KSS-Verbrauch je Maschine / Schicht

Transparenz, Benchmarking

Recyclingquote / Rücklaufmenge

Nachhaltigkeit, Entsorgungsoptimierung

Zustandsberichte / Leckagen pro Monat

Sicherheitsniveau, Instandhaltungsbedarf

Wartungsdurchführungsquote

Einhaltung der Pflichtprüfungen

Dokumentationsvollständigkeit

Auditfähigkeit, Betreiberverantwortung

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Prozessoptimierung

Erfolgsfaktor

Wirkung

Standardisierte Abläufe mit Checklisten

mehr Sicherheit, weniger Fehler

Digitale Unterstützung (mobil + stationär)

schnellere Erfassung, bessere Daten

Schnittstellenintegration

durchgängiger Informationsfluss ohne Medienbruch

Rollenklärung und Schulung

höhere Verantwortung, reduzierte Störungen

Kontinuierliche Verbesserung (KVP)

Monitoring, Feedback und iterative Anpassung