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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Service Desks im Fluidmanagement für Kühl- und Schmierstoffe

Facility Management: Fluidmanagement » Geschäftsprozesse » Service Desk

Service Desk im Fluidmanagement

Service Desk im Fluidmanagement

Das Fluidmanagement für Kühl- und Schmierstoffe ist eine zentrale Disziplin im industriellen Facility Management, die sich mit der Steuerung, Überwachung, Wartung und Optimierung von Kühlmitteln, Schmierstoffen, Hydraulikölen und anderen Prozessflüssigkeiten befasst. Diese Fluide sind essenziell für den störungsfreien Betrieb von Maschinen, Produktionsanlagen und technischen Systemen.

Ein gut strukturiertes Fluidmanagement sichert eine längere Lebensdauer von Maschinen, reduziert den Verschleiß, minimiert ungeplante Stillstände und verbessert die Energieeffizienz. Zudem spielt es eine entscheidende Rolle in den Bereichen Nachhaltigkeit, Kostenkontrolle und Arbeitssicherheit.

Der Service Desk als integraler Bestandteil des Facility Managements (FM) ist hierbei die zentrale Schnittstelle, die Kommunikation, Dokumentation, Überwachung und Koordination übernimmt. Während das technische Facility Management für die direkte Umsetzung zuständig ist, stellt der Service Desk sicher, dass alle Prozesse reibungslos, effizient und regelkonform ablaufen. Er übernimmt die Überwachung, Koordination, Automatisierung und Dokumentation, um sicherzustellen, dass Betriebsflüssigkeiten effizient, nachhaltig und sicher verwaltet werden. Durch den gezielten Einsatz moderner Technologien, präventiver Wartung, Störungsmanagement, nachhaltiger Entsorgung und digitaler Prozessoptimierung trägt der Service Desk maßgeblich zur Betriebseffizienz, Kostenreduzierung und Umweltfreundlichkeit bei. Seine Funktion als Kommunikations- und Steuerungszentrale macht ihn zu einem unverzichtbaren Bestandteil eines leistungsfähigen Fluidmanagements.

Zentrale Überwachung und Koordination des Fluidmanagements

Service Desk

Verlässlicher Support für Industrieprozesse

Schnelle und effiziente Service-Lösungen minimieren Ausfallzeiten und optimieren die Produktivität in industriellen Abläufen.

Der Service Desk fungiert als operatives Kontrollzentrum, das die wichtigsten Kennzahlen des Fluidmanagements in Echtzeit überwacht und sicherstellt, dass Flüssigkeiten effizient genutzt, gewartet und ausgetauscht werden.

Aufgaben des Service Desks:

  • Monitoring von Fluidparametern (z. B. Temperatur, Viskosität, Druck, Partikelbelastung) durch IoT-Sensoren

  • Überwachung der Fluidnutzung und Bestandskontrolle

  • Koordination geplanter Fluidwechsel und Wartungsmaßnahmen

  • Meldung kritischer Abweichungen an Wartungsteams oder externe Dienstleister

  • Sicherstellung der Einhaltung von Herstellervorgaben und gesetzlichen Standards

Beispiel:

IoT-Sensoren erfassen einen steigenden Verschmutzungsgrad eines Hydrauliköls. Der Service Desk wertet die Daten aus und initiiert frühzeitig eine Wartungsmaßnahme, bevor es zu Schäden an der Maschine kommt.

Mehrwert:

  • Reduktion ungeplanter Maschinenstillstände

  • Optimale Nutzung der Betriebsflüssigkeiten

  • Schnelle Identifikation von Problemen und proaktive Fehlerbehebung

Störungsmanagement und Eskalation bei Fluidproblemen

Jede unerwartete Veränderung in Fluidparametern kann zu einem ernsthaften Betriebsrisiko führen. Der Service Desk ist die erste Anlaufstelle für Störungsmeldungen, nimmt diese auf, klassifiziert sie und steuert ihre Behebung.

Aufgaben des Service Desks:

  • Annahme und Dokumentation von Fluid-Störungsmeldungen (z. B. Verunreinigungen, Druckverluste, Leckagen)

  • Erste Fehleranalyse und Weiterleitung an die zuständigen Wartungsteams

  • Koordination externer Dienstleister zur schnellen Störungsbeseitigung

  • Erstellung von Fehlerprotokollen zur Ursachenanalyse und Prävention

  • Eskalation kritischer Probleme an das Facility Management oder die Betriebsleitung

Beispiel:

Ein Produktionsmitarbeiter meldet über den Service Desk eine Undichtigkeit im Hydrauliksystem. Der Service Desk dokumentiert die Störung, priorisiert sie als kritisch und veranlasst sofortige Maßnahmen durch das Wartungsteam.

Mehrwert:

  • Schnelle Fehlerdiagnose und gezielte Problembehebung

  • Reduzierung von Ausfallzeiten und Produktionsverlusten

  • Nachvollziehbarkeit durch detaillierte Fehlerdokumentation

Nachhaltigkeit und Umweltmanagement im Fluidbereich

Der nachhaltige Umgang mit Fluiden ist sowohl wirtschaftlich als auch ökologisch von großer Bedeutung. Der Service Desk unterstützt das Facility Management dabei, umweltfreundliche Prozesse zu etablieren und sicherzustellen, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.

Aufgaben des Service Desks:

  • Überwachung und Steuerung von Recycling- und Wiederaufbereitungsprozessen

  • Koordination von umweltgerechter Entsorgung von Altfluiden

  • Sicherstellung der Einhaltung umweltrechtlicher Vorschriften

  • Identifikation von Einsparpotenzialen durch nachhaltigere Fluidnutzung

  • Kommunikation mit Lieferanten zu alternativen, biologisch abbaubaren Fluiden

Beispiel:

Der Service Desk bemerkt durch Datenanalysen, dass durch eine verbesserte Filtration die Lebensdauer eines Kühlschmierstoffs um 25 % verlängert werden kann. Nach Abstimmung mit dem Facility Management wird die Anpassung umgesetzt.

Mehrwert:

  • Reduktion von Fluidverbrauch und Betriebskosten

  • Geringere Umweltbelastung durch weniger Entsorgungsaufwand

  • Einhaltung gesetzlicher Umweltauflagen

Automatisierung und Digitalisierung des Fluidmanagements

Durch den Einsatz moderner Industrie-4.0-Technologien kann das Fluidmanagement optimiert werden. Der Service Desk sorgt für eine nahtlose Integration digitaler Lösungen.

Aufgaben des Service Desks:

  • Einsatz von IoT-Sensoren zur Echtzeitüberwachung von Fluidparametern

  • Integration automatisierter Bestell- und Dosiersysteme für Fluide

  • Automatische Alarmierung bei kritischen Fluidwerten

  • Verknüpfung mit ERP-Systemen für nahtlose Beschaffungsprozesse

  • Analyse von Fluidverbrauchsdaten zur Prozessoptimierung

Beispiel:

Ein CNC-Bearbeitungszentrum erkennt automatisch einen niedrigen Schmierstoffstand und meldet dies an das ERP-System. Der Service Desk koordiniert die Bestellung und stellt sicher, dass die Lieferung rechtzeitig erfolgt.

Mehrwert:

  • Vermeidung von Produktionsunterbrechungen

  • Effizientere Nutzung der Ressourcen

  • Geringerer Personalaufwand durch automatisierte Abläufe

Qualitätssicherung und Dokumentation

Eine lückenlose Dokumentation ist essenziell für Compliance, Wartungshistorien und Optimierungsmaßnahmen. Der Service Desk sorgt für eine transparente und revisionssichere Erfassung aller relevanten Daten.

Aufgaben des Service Desks:

  • Erstellung und Verwaltung von Wartungshistorien und Fluidanalysen

  • Führung digitaler Prüfprotokolle für Audits

  • Zentrale Verwaltung von Sicherheits- und Materialdatenblättern

  • Integration von Echtzeit-Überwachungssystemen für Berichte und Analysen

Beispiel:

Ein Auditor verlangt einen vollständigen Nachweis über die letzten Fluidwechsel. Der Service Desk kann die relevanten Dokumente innerhalb weniger Minuten digital bereitstellen.

Mehrwert:

  • 100 % Transparenz und Nachvollziehbarkeit

  • Schnelle Bereitstellung von Audit-Informationen

  • Verbesserte Qualitätssicherung