Zum Inhalt springen
FM-Connect Chat

Hallo! Ich bin Ihr FM-Connect Chat-Assistent. Wie kann ich Ihnen helfen?

FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Anweisende Dokumentation

Facility Management: Fluidmanagement » Geschäftsprozesse » Anweisende Dokumentation

Verbindliche Vorgaben zur sicheren, rechtskonformen und transparenten Handhabung von Kühlschmierstoffen und Prozessfluiden

Verbindliche Vorgaben zur sicheren, rechtskonformen und transparenten Handhabung von Kühlschmierstoffen und Prozessfluiden

Kühlschmierstoffe (KSS), Schmieröle, Hydraulik- und Prozessfluide sind essenziell für viele industrielle Fertigungsprozesse – gleichzeitig unterliegen sie umfangreichen rechtlichen, sicherheitsrelevanten und umweltbezogenen Anforderungen. Um diese Stoffe rechtskonform, sicher, wirtschaftlich und nachvollziehbar zu betreiben, ist eine anweisende Dokumentation erforderlich. Sie dient als Betriebsregelwerk, definiert Verantwortlichkeiten, Prüfpflichten, Prozesse und Verhaltensweisen und ist integraler Bestandteil der Betriebsorganisation, Arbeitssicherheit und Betreiberverantwortung.

Die anweisende Dokumentation im Fluidmanagement ist Grundlage für einen sicheren, rechtskonformen und nachhaltigen Betrieb aller prozessrelevanten Medien. Sie verbindet Technik, Organisation, Umwelt- und Arbeitsschutz zu einem einheitlichen Betriebsrahmen – verständlich, prüfbar und digital integrierbar. Das Facility Management übernimmt dabei die Rolle als Regelgeber, Steuerer und Qualitätssicherer – gemeinsam mit Produktion, Sicherheitsverantwortlichen und Digitalisierungsteams.

Zielsetzung der anweisenden Dokumentation im Fluidmanagement

  • Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und rechtssicheren Betriebs aller fluidführenden Systeme

  • Umsetzung gesetzlicher Vorschriften nach BetrSichV, AwSV, TRGS 611, GefStoffV, WHG

  • Vermeidung von Leckagen, Gesundheitsrisiken, Umweltschäden und Produktionsausfällen

  • Definition klarer Prozesse, Zuständigkeiten, Kontrollmechanismen und Nachweispflichten

  • Unterstützung von Schulung, Digitalisierung, Auditfähigkeit und ESG-Reporting

Struktur und Inhalte der anweisenden Dokumentation

Abschnitt

Inhalt

Geltungsbereich und Zielsetzung

Anlagenarten, Medienarten, betroffene Bereiche, rechtlicher Rahmen

Rollen und Verantwortlichkeiten

Betreiber, FM, Produktionsleitung, Sicherheitsfachkraft, externe Partner

Gefahrstoff- und Lagerorganisation

Kennzeichnung, Lagermengen, Auffangsysteme, Zutrittsregelung

Prozessbeschreibung

Anlieferung, Dosierung, Befüllung, Nutzung, Entsorgung

Wartung & Instandhaltung

Turnus, Verfahren, Dokumentation, Freigaben

Leckagevermeidung & Umweltschutz

Kontrollpflichten, Reaktion bei Austritt, Meldewege

Dokumentation & Nachweispflichten

Checklisten, Protokolle, Archivierung, DMS-Anbindung

Unterweisung & Schulung

Zielgruppen, Intervalle, Inhalte, Nachweise

Schnittstellen zu anderen Systemen

CAFM, GLT, Gefahrstoffkataster, ESG-Tools

Typische technische und organisatorische Regelungen

Regelungsbereich

Beispielhafte Vorgaben

Befüllung von Maschinen

nur mit geprüfter Pumpe, Rückflussverhinderer zwingend

KSS-Konzentration prüfen

mind. 1× pro Woche, dokumentiert über Checkliste oder App

Lagerung von Schmierstoffen

nur in gekennzeichnetem, belüftetem Raum mit Auffangwanne

Leckagekontrollen

täglich Sichtkontrolle, dokumentiert im Wartungsplan

Entsorgung

nur durch zugelassene Entsorger, Nachweis gemäß KrWG/AwSV

Verhalten im Störfall

Sofortmaßnahmen laut Notfallplan, interne Alarmierung, Dokumentation

Zuständigkeiten und Pflegeorganisation

Rolle

Aufgaben gemäß Dokumentation

Fluidverantwortliche:r

Gesamtsteuerung, Freigabe von Prozessen, Prüfpflichten

FM / Technisches Personal

Durchführung von Wartung, Kontrolle, Protokollierung

Produktionsverantwortliche:r

Einhaltung der Nutzungsvorgaben, Rückmeldung

Umweltschutz / SiBe

Kontrolle von Gefährdungen, Unterweisungen, Eskalation

Digitalverwaltung / IT

Systempflege, Schnittstellen, Zugriffskonzepte

Erfolgsfaktoren für wirksame anweisende Dokumentation

Erfolgsfaktor

Wirkung

Klare Sprache, strukturierter Aufbau

hohe Praxistauglichkeit und Schulungseignung

Digitale Verfügbarkeit

jederzeit zugänglich, mobil nutzbar

Verknüpfung mit Systemen und Prozessen

keine Insellösungen – integrierter Bestandteil des Betriebs

Pflegeverantwortung definiert

Aktualität, Versionskontrolle, Änderungshistorie

Nachweisbarkeit & Auditfähigkeit

rechtssichere Betriebsführung und ESG-Transparenz